Im Mai des kommenden Jahres findet wieder der Zensus 2021 statt, eine regelmäßig durchgeführte Volkszählung in den Mitgliedsstaaten der Europäischen Union. In Deutschland sind nach § 11 a des Bundesstatistikgesetzes etwa 17,5 Mio. Besitzerinnen und Besitzer von Eigentumswohnungen oder Wohngebäuden bzw. deren Verwalter verpflichtet, den Behörden Daten zum Gebäude- und Wohnungsbestand sowie der Wohnsituation der Haushalte zu übermitteln, soweit diesen für die Übermittlung der zu erhebenden Daten entsprechende elektronische Verfahren zur Verfügung gestellt werden.
Wohnungs- und Immobilienunternehmen, die ihre Wohnungsbestände mit dem Hausfreund verwalten, können bei der Übermittlung der Zensus-Daten auf die professionelle Unterstützung durch ihre Hausverwaltungssoftware vertrauen.
Damit Unternehmen der Wohnungswirtschaft ihrer gesetzlichen Auskunftspflicht möglichst einfach nachkommen können, stellen die Statistischen Ämter des Bundes und der Länder Informationen zur elektronischen Datenübermittlung bzw. zum zeitlichen Ablauf der Erhebung bereit und halten hierfür das webbasierte Standardmeldeverfahren eSTATISTIK.core vor. Am 10. März 2017 ist dazu das Gesetz zur Vorbereitung eines registergestützten Zensus einschließlich einer Gebäude- und Wohnungszählung 2021 (ZensVorbG 2021) in Kraft getreten. Damit wurden die rechtlichen Voraussetzungen für die notwendigen Vorbereitungsarbeiten des registergestützten Zensus 2021 geschaffen. Am 26. November 2019 wurde das Zensusgesetz 2021 erlassen, mit dem die Bundesstatistik angeordnet wird (BGBl. I S. 1851). Es regelt auch die Merkmale, die zum Zensusstichtag im Jahr 2021 erhoben werden sollen, sowie die weiteren Vorgaben für den Zensus 2021.
Bitte vergessen Sie nicht, dass Sie als Vermieter oder Hausverwaltung zur datenschutzrechtlich konformen Verarbeitung von Mieterdaten und zur Information der Mieter von der Verarbeitung und etwaiger Weitergabe verpflichtet sind.
Der Zeitplan
Ab Januar 2019: Die Wohnungsunternehmen wurden von den Statistischen Ämtern der Länder am Unternehmenssitz recherchiert und angeschrieben und über ein elektronisches Meldeformular um erste Auskünfte zu Kontaktpersonen, Anzahl der Wohnungen etc. gebeten.
Ab 4. Quartal 2019: Die Auskunftsverpflichteten liefern nach schriftlicher Aufforderung elektronisch eine Bestandsliste mit allen Anschriften, an denen sie Wohnraum besitzen oder verwalten. Mit Unternehmen, die Eigentumswohnungen verwalten, wird unter bestimmten Umständen die Übermittlung von Eigentümerlisten vereinbart.
Ende 2020: Die Eigentümer bzw. Vermieter liefern auf Anforderung der Statistischen Ämter der Länder aktualisierte Angaben zum Wohnungsbestand vor dem noch festzulegenden Stichtag.
Voraussichtlich Mai 2021: Nach dem Stichtag übertragen die Wohnungsunternehmen mit einer Datei die erfragten Merkmale zu Gebäuden und Wohnungen.
Die Auskunftspflicht
Im Rahmen des § 7 Zensusvorbereitungsgesetzes 2021 führen die Statistischen Landesämter Befragungen durch, deren Inhalte durch die EU-Vorordnung 763/2008 festgelegt sind. Bereits feststehende Merkmale sind:
- Gebäudemerkmale
- Art des Gebäudes, Eigentumsverhältnisse, Gebäudetyp, Baujahr, Anzahl der Wohnungen, Heizungsart
- Wohnungsmerkmale
- Nutzungsart, Wohnungsfläche, Anzahl der Räume
- Hilfsmerkmale für die statistische Generierung von Haushalten
- Namen von bis zu zwei Bewohnern und Anzahl der Bewohner
Der Hausfreund
… wird Sie selbstverständlich auch bei dieser Herausforderung unterstützen. Wir halten dazu das Zusatzmodul „Zensus 2021“ für Sie bereit, welches sowohl die Bestandsliste als Exportdatei mit entsprechendem Nachweis in Listenform als auch die Erhebungsdaten in gleichem Umfang zur Verfügung stellt. Beide Exporte entsprechen selbstverständlich der offiziellen Datensatzbeschreibung (https://erhebungsdatenbank.estatistik.de).
Die für die Übermittlung notwendigen Daten können in speziellen Dialogen zum Gebäude und den Verwaltungseinheiten erfasst werden. Alle Funktionalitäten sind seit dem Update 03.2020 verfügbar. Zum Erwerb des Zusatzmoduls sprechen Sie uns bitte an, wir helfen Ihnen umgehend weiter.
Der Datenschutz
Als Wohnungsunternehmen erheben Sie regelmäßig Angaben zu den Mietern für die Durchführung des Mietverhältnisses. Im Falle des Zensus geht die Übermittlung von Bewohnernamen über die übliche Durchführung hinaus, so dass die Mieter entsprechend Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Weitergabe ihrer Daten von Ihnen zu informieren sind.
Soweit Sie die Mietverträge oder spezielle Vereinbarungen nach Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung geschlossen haben und diese Klausel enthalten, nach der der Mieter über die Datenweitergabe informiert wurde, bedarf es keiner zusätzlichen Aktion Ihrerseits.
Anderenfalls empfiehlt sich dringend, die Mieter unter Verweis auf das Zensusgesetzes 2021 zu informieren, dass die gesetzlich Angaben zu Namen und Vornamen von bis zu zwei Personen, die die Wohnung nutzen und die Zahl der Personen, die in der Wohnung leben, an die statistischen Ämter des Bundes und der Länder zu übermitteln werden und diese die Löschungsfristen nach dem ZensG 2021 einzuhalten haben.
Gern beraten Sie dazu Ihr Datenschutzbeauftragter oder entgeltlich unsere Experten von der GFAD Datenschutz GmbH.