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Mietverwaltung

Die Hausverwaltungssoftware “Hausfreund” ist durch Staffelung nach Anzahl der Wohneinheiten sowohl für kleinere, als auch für mittlere und große Unternehmen bestens geeignet, natürlich auch für den privaten Eigentümer, der seine Wohnungen selbst verwalten will.

Die Hausverwaltungssoftware “Hausfreund” kann als Ein- oder Mehrplatzlösung eingesetzt werden.

Damit Sie Ihre ganz persönliche Hausverwaltungssoftware “Hausfreund” zusammenstellen können, wurden neben dem Standardprogramm, das im Umfang ohnehin schon sehr leistungsfähig ist, einzelne Zusatzmodule geschaffen.

Standardpaket – Hausfreund – Mietverwaltung

Wohnungsstamm

Stammdaten der Wohnung


 

Vergabe der Wohnungsnummer, Erfassung der Sollmiete (Brutto- oder Nettokaltmiete), Umlagevorschüsse (max. 15, davon 10 Bezeichnungen frei wählbar), Zuschläge (maximal 26 möglich), Zinszuschüsse, Modernisierungskosten, automatischer Ausweis der MwSt sofern ein Gewerbe MwSt-pflichtig ist, Hinterlegungsmöglichkeiten für Bilder der Wohnung, allgemeine Wohnungsbeschreibung, die jede Wohnung hinsichtlich der Lage und Ausstattung genau charakterisiert, Flächenerfassung, Mietspiegelzuordnung, Infofeld.

Mieterstamm

Stammdaten der Mieter

Mieternummer ist identisch mit der Wohnungsnummer
Anschrift, Telefon, Bezugstermin, Kaution, Mieterdarlehen, Bankverbindung, eventueller Bürge, Mietertermine, Staffelmieten, Mahnsperre, Saldovorträge, Infofeld.

Ansicht aller relevanten Mieterzahlen, als Mietkontoauszug oder als Zusammenfassung sowie Erfassung verschiedener Termine wie zum Beispiel Staffeltermine oder Ratenzahlungstermine, die automatisch zum Datum übernommen werden.

Zahlungserfassung

Zahlungserfassung, Buchungsprogramm


Es werden Mieteinnahmen und Zahlungsaus- und eingänge nach vorliegendem Kontoauszug erfasst. Die Buchungen erfolgen auf dem jeweils angelegten Geldkonto. Als Gegenkonten dienen für Mieteinnahmen die jeweiligen Mieternummern und für Zahlungsaus- und eingänge die entsprechenden Verwaltungskonten. Die Buchungen erfolgen wie im Kontoauszug angegeben. Automatische Buchung für Lastschriften und Überweisungen.

Umlagenabrechnung

Umlagenabrechnung

Betriebskostenab- bzw. berechnungen sind auch innerhalb eines Hauses gemischt möglich, je nachdem, ob eine Brutto- oder Nettokaltmiete vereinbart ist.

Automatische Übernahme aller gebuchten Kosten und gezahlten Vorschüsse für die Umlagenabrechnung (Ist-Abrechnung ) oder zu leistenden Vorschüsse (Soll-Abrechnung) aus dem abzurechnenden Kalenderjahr. Alle übernommenen Kosten und Mietervorschüsse können nachträglich verändert werden.

Vollständige Ansicht aller Abrechnungsdaten auf dem Bildschirm. Taggenaue Abrechnung. Berechnung über alle denkbaren Schlüssel wie zum Beispiel Einheit, Raumfläche, Personen usw. möglich. Auf Wunsch selektive Möglichkeit einer Anpassung der Umlagevorschüsse nach verschiedenen Berechnungsmöglichkeiten, Berechnung des Umlagenausfallwagnis, Gegenüberstellung der Kosten aus der vorangegangenen Umlagenabrechnung. Jedes Konto verfügt über 15 Zeilen für die Erklärung der Kostenveränderung.

Automatische Übernahme der Kosten aus dem Vorjahr und der aktuellen Umlagenabrechnung zur genauen Betriebskostenberechnung für Bruttokalt-Mieter

Sofortige vollständige Ansicht aller Betriebskostenberechnungen auf dem Bildschirm.

Alle erstellten Mietveränderungen beziehungsweise Umlagenabrechnungen und Betriebskostenerhöhungen werden in eine separate Datei geschrieben und erst zu dem gewünschten Zeitpunkt auf die aktuellen Stammdaten übertragen. Somit können Änderungen oder Abrechnungen im Voraus jederzeit durchgeführt werden.

Die aus den Mietveränderungen resultierenden Mieterbriefe werden von Ihnen in Microsoft© Word© angefertigt und im Hausfreund in Serienbrieffunktion gedruckt.

Mietspiegel

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Stammdaten

Miethäuser (Brutto- und Nettokaltmieten), Wohnungen, Gewerbeobjekte, MwSt-Option, Wohnungsbeschreibung, Adressenstämme für Eigentümer, Mieter, Bürgen, und Hausmeister, Versicherungen, Grundbucheinträge, Verwaltungskontenrahmen, Kautionen, Staffelmieten, Mietspiegelwerte, terminierte Mietminderungen.

 

Listen

Diverse Stammdatendrucke/Listen, z. B. Mieteraufstellungen, Quadratmeterliste, Telefonliste, Vergleichsmietenliste, Kontoauszüge und Zahlungsübersichten der Mieter, weitere diverse Listen und Auswertungen

 

Anzeige / Briefe

Anzeige der Stamm- und Bewegungsdaten ohne Datenveränderung mit diversen Suchfunktionen, Salden, Termine, Staffelmieten, leerstehende Wohnungen, Serienbrieffunktion über Word mit automatischer Datenübernahme aus dem “Hausfreund”

 

Monatsauswertungen

Automatische Sollstellung mit Berücksichtigung von Staffelmieten oder Mietminderungen, Zahlungserfassung mit Anzeige des Jahresjournal im Buchungsfenster, Buchungskontrolle durch Saldoabstimmung, Journal, 3-stufiges Mahnwesen mit Soll/Ist-Entwicklung (jede einzelne Buchung oder kumuliert), Berechnung der Verwaltergebühr (optional mit Lastschrifteinzug), Monatsabrechnungen, Ausweis der relevanten Zahlen für die Umsatzsteuervoranmeldung, geplante Mieterwechsel mit Erfassung der neuen Vertragsdaten im Voraus

  • Zahlungserfassung, Buchungsprogramm
  • Mahnwesen, Mahnprogramm mit Word Serienbriefen

 

Jahresauswertungen

Jahresabrechnungen, Jahresjournale (optional auch über mehrere Jahre), Instandhaltungsübersichten, Bescheinigung §35a EStG (haushaltsnahe Dienstleistungen), usw.

Auf Wunsch können Sie einen Passwortschutz mit unterschiedlichen Zugriffsrechten vergeben, der die Programme und Daten vor dem Zugriff Unberechtigter schützt.

Zusatzmodule Bereich Mietwohnungen

Alle Module, die nicht im Standardpaket enthalten sind, können auch jederzeit nachträglich bei Ihnen installiert werden. Ebenso kann die Anzahl der eingerichteten Wohneinheiten geändert werden. Sie zahlen lediglich die Differenz zur nächsten Staffel.

Lastschriften

Zur Automatisierung Ihres Zahlungsverkehrs stehen Ihnen die Zusatzmodule “Lastschriften” und “Überweisungen” zur Verfügung.

Das Modul “Lastschriften” gibt Ihnen die Möglichkeit, die fällige Miete eines Monats oder die Miete zuzüglich des jeweiligen Mietersaldos für Mieter, die zum Lastschriftverfahren angemeldet sind, per Onlinebanking oder Diskettenversand einzuziehen. Durch Eingabe der Bankverbindung des Mieters in den Stammdaten automatisieren Sie fast vollständig das Lastschriftenverfahren und buchen alle eingezogenen Mieten in einem Arbeitsgang.

Überweisungen an Handwerker, Mieter oder sonstige Empfänger können im “Hausfreund” erfasst werden und mittels Datenträgeraustausch oder Electronic Banking angewiesen werden. Bei Abbuchung der Rechnungsbeträge können diese automatisch über den “Hausfreund” gebucht werden.

Offene Posten

Adressen Überweisungsempfänger, Handwerkerüberweisungen, Daueraufträge, Handwerkerumsatzübersichten, automatische Buchungen, belegloser Datenträgeraustausch per Diskette, alternativ Electronic Banking
Erfassung und Verarbeitung der anfallenden Eingangs- und Ausgangsrechnungen bzw. Forderungen an Dritte. Überweisen der fälligen Verbindlichkeiten mit Bereitstellung zur automatischen Buchung.

Überweisungen

Zur Automatisierung Ihres Zahlungsverkehrs stehen Ihnen die Zusatzmodule “Lastschriften” und “Überweisungen” zur Verfügung.

Das Modul “Lastschriften” gibt Ihnen die Möglichkeit, die fällige Miete eines Monats oder die Miete zuzüglich des jeweiligen Mietersaldos für Mieter, die zum Lastschriftverfahren angemeldet sind, per Onlinebanking oder Diskettenversand einzuziehen. Durch Eingabe der Bankverbindung des Mieters in den Stammdaten automatisieren Sie fast vollständig das Lastschriftenverfahren und buchen alle eingezogenen Mieten in einem Arbeitsgang.

Überweisungen an Handwerker, Mieter oder sonstige Empfänger können im “Hausfreund” erfasst werden und mittels Datenträgeraustausch oder Electronic Banking angewiesen werden. Bei Abbuchung der Rechnungsbeträge können diese automatisch über den “Hausfreund” gebucht werden.

Mietveränderungen

Sie haben Mietspiegel-Erhöhungen oder Betriebskostenabrechnungen zu erstellen? Mit diesem Zusatzmodul ist selbst die komplizierteste Mietveränderung schnell erledigt.

Es werden immer die jeweils gültigen Berliner Mietspiegelwerte, sowohl für die westlichen als auch für die östlichen Bezirke, mitgeliefert. über ein Berechnungsprogramm wird die Vergleichsmiete entsprechend der Mietspiegeltabelle ermittelt. Die jeweiligen Kappungsgrenzen werden automatisch berechnet, Preisspannen und Sondermerkmale werden auf Wunsch berücksichtigt.

Weiterhin enthält dieses Zusatzmodul Berechnungsformeln, über die verschiedenste Arten von Mietveränderungen erstellt werden können. Die Formeln können jederzeit von Ihnen geändert bzw. erweitert werden (maximal 99 verschiedene Formeln), z.B. Erhöhung oder Verringerung der Kaltmiete/Grundmiete, Betriebs-, Heiz- oder Aufzugskostenabrechnungen, Neuberechnung der Vorschüsse, Erhöhung aufgrund von Modernisierungsmaßnahmen, u. a.

Kontoauszugimport (MT940)

Das MT940-Format ist ein deutschlandweit genormtes Dateiformat. In diesen Dateien sind alle Kontoauszugsinformationen (Verwendungszweck, Auftraggeber, Kontonr., Betrag usw.) enthalten.
Mit der Importfunktion können Sie die Kontoauszüge Ihrer Bank, die mit Hilfe einer Bankensoftware (z.B. Starmoney, SFirm) bereitgestellt wurden, einlesen und im “Hausfreund” automatisch einbuchen, so dass der größte Teil der Buchungsarbeiten entfällt.
Mieter- oder Kontenbuchungen, die nicht zugeordnet werden können, werden gekennzeichnet, so dass dann eine Nachbearbeitung möglich ist. Zudem verfügt das Programm über Lernfunktionen, die Ihre Nachbearbeitung speichert, damit in den nächsten Monaten diese Buchungen eindeutig erkannt werden.

Datenträgeraustausch Wärmemessdienste

Dieses Modul exportiert und importiert alle relevanten Abrechnungsdaten nach dem aktuell gültigen ARGE 3.04 Standard der “Arbeitsgemeinschaft Heizkosten”. Zusätzlich werden auch noch die älteren Versionen ARGE 2.1, ARGE 3.00, ARGE 3.01 und ARGE 3.02 unterstützt. Es werden automatisch alle Daten aus der Buchhaltung in dieses Modul übernommen. Durch Einsatz dieses Moduls erzielen Sie eine enorme Zeitersparnis, da das lästige Ausfüllen von Listen und Formularen entfällt Leerstände sowie Ein- und Auszüge der Mieter werden automatisch ermittelt. Die Ergebnisse werden automatisch in die Umlagenabrechnung übernommen.

Excel Export

Mit Hilfe dieses Moduls ist es möglich, Daten unterschiedlicher Listen in EXCEL-Tabellen zu exportieren. Dies betrifft folgende Listen: Mieterliste, Monatsbuchungsjournal, Saldenliste, Monatsabrechnung, Jahresabrechnung, Jahresjournal, usw.

DATEV Export

Mit Hilfe dieses Moduls können die Buchungsdaten im DATEV-Format an Ihren Steuerberater oder in Programme mit einer DATEV-Importfunktion übergeben und dort weiterverarbeitet werden. Der Export der Buchungsdaten kann für einen oder mehrere Monate eines Kalenderjahres durchgeführt werden. Die Daten können in Form eines Datenträgers oder als Anhang an eine E-Mail verschickt werden.

Sprachmodul

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Systemvoraussetzungen

Hardware (Mindestanforderung)
  • ca.300 MB Festplatten-Speicher (Programm)
  • ca.100 MB Festplatten-Speicher (Daten, bei 500 Mieteinheiten)
  • eingerichteter Windows-Drucker vorhanden
  • CD/DVD-Laufwerk oder USB-Port (Installation, Datensicherung)
Betriebssystem

Version verfügbar:

  • Windows 10
  • Windows 8
  • Windows 7
  • Windows Vista
  • Windows 2003
  • Windows XP
  • Windows 2000
  • Windows Me
  • Windows 98
  • Windows 95
  • Windows NT

Version in Planung:

  • MacOS X
  • Linux

Version nicht verfügbar:

  • MacOS 8.6-9.4

 

Bis auf die Versionen "S", "RT" und "Phone", werden alle Microsoft® Windows® Betriebssysteme unterstützt. Aufgrund der Erfahrungen und der Erfordernisse von einigen Microsoft®-Komponenten wird dringend empfohlen, das aktuelle Service-Pack von Microsoft® für das jeweilige Betriebssystem zu installieren !

Microsoft® Word® (zum Drucken der Briefe)

Der Hausfreund kann, beginnend mit Version 97, intern die Briefe über Microsoft® Word® ohne lästigen Datenexport bzw. Datenimport drucken.
Wir empfehlen, das aktuelle Service-Pack von Microsoft® für das jeweilige Office bzw. für das jeweilige Word® zu installieren !