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WEG-Verwaltung

Die Hausverwaltungssoftware “Hausfreund” ist durch Staffelung nach Anzahl der Wohneinheiten sowohl für kleinere, als auch für mittlere und große Unternehmen bestens geeignet, natürlich auch für den privaten Eigentümer, der seine Wohnungen selbst verwalten will.

Die Hausverwaltungssoftware “Hausfreund” kann als Ein- oder Mehrplatzlösung eingesetzt werden.

Damit Sie Ihre ganz persönliche Hausverwaltungssoftware “Hausfreund” zusammenstellen können, wurden neben dem Standardprogramm, das im Umfang ohnehin schon sehr leistungsfähig ist, einzelne Zusatzmodule geschaffen.

Standardpaket – Hausfreund – WEG-Verwaltung

Wohnungsstamm

Stammdaten der Wohnung

Vergabe der Wohnungsnummer (maximal 8-stellig, alphanumerisch), Eingabe aller wohnungsbezogenen Daten, wie Lage und Art der Wohnung, Eigentumsanteile, Soll-Wohngeld, Umlagevorschüsse, Zuschläge ( maximal 26 möglich), Flächen, MwSt-Option, allgemeine Wohnungsbeschreibung, die jede Wohnung hinsichtlich der Lage und Ausstattung genau charakterisiert. Grundbuch- und allgemeine Informationen. Sollwohngeld kann manuell erfasst werden. Ebenso ist es aber möglich, die aus den Wirtschaftsplan entstandenen Wohngelder automatisch zu übertragen.

Eigentümerstamm

Stammdaten der Eigentümer

Zuordnung der Eigentümer zur jeweiligen Eigentumswohnung. Beliebig viele Eigentümer pro Wohnung möglich. Datum des Grundbucheintrages, Bezugs- und Auszugsdatum, sowie Anschriften der Eigentümer und prozentualer Eigentumsanteil an der Wohnung.

Zahlungserfassung

Es werden Wohngeldzahlungen und Zahlungsausgänge nach vorliegendem Kontoauszug erfasst. Die Buchungen erfolgen auf dem jeweils angelegten Geldkonto. Als Gegenkonten dienen für die Wohngeldeinnahmen die jeweiligen Wohnungsnummern und für Zahlungsausgänge die entsprechenden Verwaltungskonten. Automatische Buchungen für Lastschriften und Überweisungen.

Mahnwesen

Dreistufiges Mahnsystem nach Saldo oder mit Soll-/Ist-Entwicklung in Serienbrieffunktion, selektiv nach Mahntagen, einer Mahnfreigrenze sowie einer Mahngebührfreigrenze.

Jahreseinzelabrechnung

Anlage der Jahreseinzelabrechnung nach von Ihnen angelegten Gliederungspunkten wie zum Beispiel Bewirtschaftungskosten, Instandhaltungsrücklage, Verwalterhonorar usw. Druck der Gesamtabrechnung, Jahreseinzelabrechnung und Eigentümer-Abrechnungsergebnisse in Listenform und als Brief.

Wirtschaftsplan

Es werden die Gesamtkosten der Wohnanlage auf die einzelnen Wohnungen verteilt, somit wird das Wohngeld neu berechnet. Nachforderungen oder Guthaben werden berücksichtigt. Druck der Gesamt- und Einzelwirtschaftspläne und Wirtschaftsplanergebnisse in Listenform. Nach Beschluss der Eigentümerversammlung oder zu einem gewünschten Zeitpunkt wird dann der endgültige Wirtschaftsplan in die Stammdaten übertragen, woraus die monatlichen Wohngeldsollstellungen erfolgen.

Stammdaten

Wohnanlagen, Wohnungen, Wohnungsbeschreibung, Adressenstämme für Eigentümer, Verwaltungsbeiräte, Hausmeister, Versicherungen, Wohngelder, Verwaltungskontenrahmen

Listen

Diverse Stammdatendrucke/Listen, z.B. Eigentümerliste, Telefonliste, Teilnehmerliste, Kontoauszüge und Zahlungsübersichten der Eigentümer

Anzeige / Briefe

Anzeige der Stamm- und Bewegungsdaten ohne Datenveränderung mit diversen Suchfunktionen, Salden, Termine, Serienbrieffunktion über Word mit automatischer Datenübernahme aus dem “Hausfreund”

Monatsauswertungen

Automatische Sollstellung, Sonderumlagen, Zahlungserfassung mit Anzeige des Jahresjournals im Buchungsfenster, Buchungskontrolle durch Saldoabstimmung, Journal, 3-stufiges Mahnwesen mit Soll/Ist-Entwicklung (jede einzelne Buchung oder kumuliert), Monatsabrechnungen, Eigentümerwechsel

Jahresauswertungen

Jahres- und Einzelabrechnung, Bescheinigung §35a EStG (haushaltsnahe Dienstleistungen), Jahresjournale (optional auch über mehrere Jahre) Bewirtschaftungskosten, Instandhaltungsrücklage, Gesamt- und Einzelwirtschaftsplan

Auf Wunsch können Sie einen Passwortschutz mit unterschiedlichen Zugriffsrechten vergeben, der die Programme und Daten vor dem Zugriff Unberechtigter schützt.

Zusatzmodule Bereich Wohneigentum

Alle Module, die nicht im Standardpaket enthalten sind, können auch jederzeit nachträglich bei Ihnen installiert werden. Ebenso kann die Anzahl der eingerichteten Wohneinheiten geändert werden. Sie zahlen lediglich die Differenz zur nächsten Staffel.

Lastschriften

Einzug sämtlicher Wohngelder, Wohngeldnachzahlungen, sowie Verwaltergebühren, mit anschließenden automatischen Buchungen, belegloser Datenträgeraustausch per Diskette, alternativ Electronic Banking.

Offene Posten

Adressen Überweisungsempfänger, Handwerkerüberweisungen, Daueraufträge, Handwerker-Umsatzübersichten, automatische Buchungen, belegloser Datenträgeraustausch per Diskette, alternativ Electronic Banking
Erfassung und Verarbeitung der anfallenden Eingangs- und Ausgangsrechnungen bzw. Forderungen an Dritte. Überweisen der fälligen Verbindlichkeiten mit Bereitstellung zur automatischen Buchung.

Überweisungen

Zur Automatisierung Ihres Zahlungsverkehrs stehen Ihnen die Zusatzmodule “Lastschriften” und “Überweisungen” zur Verfügung.

Das Modul “Lastschriften” gibt Ihnen die Möglichkeit, die fällige Miete eines Monats oder die Miete zuzüglich des jeweiligen Mietersaldos für Mieter, die zum Lastschriftverfahren angemeldet sind, per Onlinebanking oder Diskettenversand einzuziehen. Durch Eingabe der Bankverbindung des Mieters in den Stammdaten automatisieren Sie fast vollständig das Lastschriftenverfahren und buchen alle eingezogenen Mieten in einem Arbeitsgang.

Überweisungen an Handwerker, Mieter oder sonstige Empfänger können im “Hausfreund” erfasst werden und mittels Datenträgeraustausch oder Electronic Banking angewiesen werden. Bei Abbuchung der Rechnungsbeträge können diese automatisch über den “Hausfreund” gebucht werden.

Kontoauszugimport (MT940)

Das MT940-Format ist ein deutschlandweit genormtes Dateiformat. In diesen Dateien sind alle Kontoauszugsinformationen (Verwendungszweck, Auftraggeber, Kontonr., Betrag usw.) enthalten.
Mit der Importfunktion können Sie die Kontoauszüge Ihrer Bank, die mit Hilfe einer Bankensoftware (z.B. Starmoney, SFirm) bereitgestellt wurden, einlesen und im “Hausfreund” automatisch einbuchen, so dass der größte Teil der Buchungsarbeiten entfällt.
Eigentümer- oder Kontenbuchungen, die nicht zugeordnet werden können, werden gekennzeichnet, so dass dann eine Nachbearbeitung möglich ist. Zudem verfügt das Programm über Lernfunktionen, die Ihre Nachbearbeitung speichert, damit in den nächsten Monaten diese Buchungen eindeutig erkannt werden.

Mietüberschussabrechnung

Abrechnung für Wohnungseigentümer mit vermieteten Eigentumswohnungen. Verrechnung der Mietzahlung mit dem Wohngeld und Verwaltergebühr, Überweisung der Überschüsse an den Eigentümer und automatische Buchung (mit/ohne Garantiegeber, Mietpoolabrechnung).

Datenträgeraustausch Wärmemessdienste

Dieses Modul exportiert und importiert alle relevanten Abrechnungsdaten nach dem aktuell gültigen ARGE 3.04 Standard der “Arbeitsgemeinschaft Heizkosten”. Zusätzlich werden auch noch die älteren Versionen ARGE 2.1, ARGE 3.00, ARGE 3.01 und ARGE 3.02 unterstützt. Es werden automatisch alle Daten aus der Buchhaltung in dieses Modul übernommen. Durch Einsatz dieses Moduls erzielen Sie eine enorme Zeitersparnis, da das lästige Ausfüllen von Listen und Formularen entfällt Leerstände sowie Der Nutzen- Lastenwechsel wird automatisch ermittelt. Es werden alle Mieter für die Sondereigentumsverwaltung automatisch ermittelt. Die Ergebnisse werden automatisch in die Umlagenabrechnung bzw. Jahreseinzelabrechnung übernommen.

Sprachmodul

TEXT

Systemvoraussetzungen

Hardware (Mindestanforderung)
  • ca.300 MB Festplatten-Speicher (Programm)
  • ca.100 MB Festplatten-Speicher (Daten, bei 500 Mieteinheiten)
  • eingerichteter Windows-Drucker vorhanden
  • CD/DVD-Laufwerk oder USB-Port (Installation, Datensicherung)
Betriebssystem

Version verfügbar:

  • Windows 10
  • Windows 8
  • Windows 7
  • Windows Vista
  • Windows 2003
  • Windows XP
  • Windows 2000
  • Windows Me
  • Windows 98
  • Windows 95
  • Windows NT

Version in Planung:

  • MacOS X
  • Linux

Version nicht verfügbar:

  • MacOS 8.6-9.4

 

Bis auf die Versionen "S", "RT" und "Phone", werden alle Microsoft® Windows® Betriebssysteme unterstützt. Aufgrund der Erfahrungen und der Erfordernisse von einigen Microsoft®-Komponenten wird dringend empfohlen, das aktuelle Service-Pack von Microsoft® für das jeweilige Betriebssystem zu installieren !

Microsoft® Word® (zum Drucken der Briefe)

Der Hausfreund kann, beginnend mit Version 97, intern die Briefe über Microsoft® Word® ohne lästigen Datenexport bzw. Datenimport drucken.
Wir empfehlen, das aktuelle Service-Pack von Microsoft® für das jeweilige Office bzw. für das jeweilige Word® zu installieren !